DocuWorksが便利

ウチの会社は紙媒体が非常に多い。非常に多いのはまだマシで、そもそも昔は「文書が必要」という概念が無かった。

なにせ、「注文書」の様式も無かったくらいだ。だから仕事してるのにエビデンスが無い事がよくあって、もめごとの種にもなったもんだ。

そういうわけで、エビデンスが無ければ話になるまいと、色々な仕事に文書を作る癖がついた。癖がついて数年、文書の量が膨大になった。

今度はこの文書が増え過ぎて、業務を圧迫し出してるってわけ。

そこでDocuWorksの出番。

DocuWorksは、まさに画面上で普段通り紙媒体を操るかのように、文書を編集したり、管理する事が出来る。

これを利用して、検印が必要な文書の中でも、印刷して原本を生成するまでも無いようなものは、DocuWorks上で済ませられるように出来る。

例えばウチの社内には、重要書類の受け渡し時に、

「渡したハズだ」

「渡されてない」

なんて事が起きないよう社内便様式ってのがあって、受取人の確認印をつくものがある。

ところが「重要書類」というのが曲者で、何を重要書類とするかの決め事が無い為、出回る書類の殆どが重要書類扱いになってしまう。

それで、社内便様式が大量に発行されてしまって、紙媒体がドカドカと増えることになってる。

そこで、これをバーチャル化して電子印鑑を利用する事で、少なくとも印刷された物理媒体を増やす事は避けられるようになる。

DocuWorks上で受取人は、社内便様式に電子印鑑で受取確認印を押せば良い。

これをやるだけで、年間1kg弱の重量の紙を減らせるだろう。1つの文書でこれだから、いくつかの文書に手をつければ、社内にうずたかく積もる文書の削減(更にスペースを確保出来る)に大きな効果を発揮するに違いない。

まあ、ここで例に挙げた件で言えば、本当なら大元の「重要書類の定義」を行う事が必要になるんだけど、対症療法的な対応としては、充分なんじゃないかな。